MAGELANG (SUARABARU.ID) – Sebanyak 939 berkas arsip milik sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemkot Magelang dimusnahkan di Gedung Arsip setempat, Kamis (24/9).
Kegiatan pemusnahan arsip itu dipimpin Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Magelang Isa Ashari, dan dihadiri seluruh perwakilan OPD terkait. Pemusnahan menggunakan alat khusus penghancur kertas.
Isa menjelaskan, arsip yang dimusnahkan ini adalah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, habis retensinya, dan telah dinyatakan musnah sesuai dengan jadwal retensi arsip.
‘’Sebanyak 939 berkas tersebut merupakan arsip yang retensinya di atas 10 tahun dan di bawah 10 tahun,’’ terangnya.
Menurutnya, seluruh arsip tersebut dibagi dalam 2 kelompok. Yaitu arsip yang dimusnahkan sesuai surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional RI (ANRI) No B-KN.00.03/185/2020 tanggal 10 September 2020, berjumlah 295 berkas. Retensi arsip kelompok ini diatas 10 tahun.
Selanjutnya arsip yang dimusnahkan berdasarkan surat persetujuan dari Wali Kota Magelang No. 045.35/431/290 tanggal 6 Agustus 2020, berjumlah 644 berkas. Retensi arsip kelompok ini dibawah 10 tahun.
Mantan Kepala Disperindag itu menerangkan, pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi penumpukan arsip atau dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna, dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan pengelolaan kearsipan yang sesuai jadwal retensi arsip. Pemusnahan harus memenuhi ketentuan dan prosedur agar tidak muncul persoalan hukum.
‘’Arsip yang tidak dimusnahkan akan jadi beban dan membuat tidak nyaman tempat kerja. Namun, tidak boleh dibuang sembarangan atau dijual, karena khawatir disalahgunakan, berbahaya,’’ ungkapnya.
Isa menuturkan, pemusnahan bisa dilakukan oleh OPD masing-masing menggunakan alat penghancur kertas atau dibakar. Namun sebelumnya OPD harus melaporkan ke Disperpusip, selanjutnya akan dibentuk tim khusus guna mendampingi OPD mulai dari pemilahan arsip sampai pemusnahan.
Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Disperpusip Kota Magelang Tartib Karyadi menambahkan, pemusnahan arsip membutuhan persetujuan ANRI untuk arsip retensi 10 tahun keatas, yang mengusulkan harus bupati/walikota.
‘’Namun tidak banyak kota/kabupaten di Jawa Tengah yang melaksanakannya,’’ ujarnya.
Penulis : prokompim/kotamgl
Editor : Doddy Ardjono
