SEMARANG (SUARABARU.ID) – Tim Pengabdian UPGRIS mengisi pelatihan penulisan surat bagi Tim Penggerak PKK Kecamatan Tembalang, Kota Semarang, baru-baru ini.
Menurut Mukhlis, anggota Tim Pengabdian UPGRIS, dalam penulisan surat undangan, pengirim surat sering abai terhadap format kelengkapan surat.
“Misalnya, abai dalam penulisan nomor surat atau malah tidak memahami apa yang semestinya ditulis pada bagian lampiran surat. Nomor ini berfungsi untuk pengarsipan. Pengarsipan yang baik akan membantu kita bila dikemudian hari terjadi sengketa hukum,” kata Mukhlis.
Lebih lanjut, Mukhlismengatakan, bagian lain yang jarang mendapat perhatian serius dalam penulisan surat adalah bagian lampiran surat. Lampiran surat sering dikosongkan atau diberikan keterangan yang tidak sesuai dengan lampiran-lampirannya.
“Pada bagian lampiran surat kadang ditulis dua lampiran, padahal jumlah lampirannya satu. Ternyata hitungan dua lampiran itu terdiri atas lembar lampiran dan lembar suratnya. Jadi lembar suratnya diikutkan dalam proses penghitungannya,” ujar Mukhlis didampingi tim pengabdian kepada masyarakat lainnya yang terdiri atas R Yusuf SB, Rawinda FM, dan Siti Ulfiyani.
Ejaan
Pembicara lain, Rawinda FM, menyebut, beberapa masalah lain dalam penulisan surat adalah penggunaan huruf kapital pada bagian isi surat, seperti (H)ari, (T)anggal, (W)aktu, dan (K)egiatan. Bagian isi surat itu masih bagian dari paragraf atasnya, semestinya tidak perlu dikapitalkan pada huruf awal katanya.
“Karena format surat yang memisahkan bagian ini untuk membentuk baris tersendiri, maka bagian isi diasumsikan sebagai paragraf baru, padahal tidak. Bagian itu masih bagian dari paragraf di atasnya sehingga tidak perlu ditulis kapital,” tandas Rawinda.
**/wied
