Press rilis adalah alat penting dalam komunikasi media yang digunakan untukmengumumkan berita atau informasi penting kepada publik melalui wartawan. Sebuah press rilis yang baik harus informatif, jelas, dan menarik perhatian. Berikut adalah langkah-langkahuntuk membuat press rilis yang efektif.
Pastikan Anda memiliki berita atau informasi yang layak diberitakan. Ini bisa berupapeluncuran produk, acara penting, pengumuman perusahaan, atau pencapaian yang signifikan.Tentukan tujuan spesifik dari press rilis Anda. Apakah untuk meningkatkankesadaran merek, mengumumkan kerjasama, atau merespon krisis?
Buat judul yang singkat, jelas, dan menarik. Judul harus mencerminkan inti berita dan menarik perhatian pembaca. Paragraf pertama harus menjawab pertanyaan 5W1H (Who, What, When, Where, Why, dan How). Ini memberikan gambaran lengkap tentang beritakepada pembaca.
Perhatikan bagian body (isi). Bagian ini mengembangkan informasi yang disajikan di paragraf pertama. Sertakan detail tambahan, kutipan dari tokoh penting, dan konteks yang relevan.
Tambahkan boilerplate. Tambahkan paragraf penutup yang memberikan informasi singkattentang perusahaan atau organisasi Anda. Boilerplate biasanya berisi latar belakang, visi, dan misi perusahaan.
Cantumkan informasi kontak yang lengkap, termasuk nama, nomor telepon, email, dan alamat kantor. Ini memudahkan wartawan untuk menghubungi Anda jika merekamemerlukan informasi lebih lanjut.
Gunakan bahasa yang sederhana dan langsung. Hindari jargon teknis yang mungkin tidakdimengerti oleh semua orang. Tulis press rilis dengan gaya berita. Berikan informasi paling penting di awal dan detail tambahan di bagian akhir.
Sertakan kutipan dari tokoh penting seperti CEO, manajer proyek, atau pakar terkait. Kutipanmemberikan suara manusiawi dan kredibilitas pada berita Anda. Gunakan format standardengan font yang mudah dibaca, seperti Arial atau Times New Roman, ukuran 12, dan spasiganda.
Sertakan logo perusahaan di bagian atas press rilis untuk memberikan kesan profesional dan meningkatkan branding. Cantumkan tanggal dan lokasi di bagian atas press rilis. Ini membantu wartawan mengetahui kapan dan di mana berita tersebut terjadi.
Buat daftar media yang relevan dengan berita Anda. Pastikan Anda mengirimkan press riliske wartawan yang tepat di media tersebut. Kirimkan press rilis melalui email dengan subjekyang menarik dan sesuai dengan isi berita. Lampirkan press rilis dalam format PDF atauWord dan jangan lupa untuk menuliskan ringkasan singkat dalam badan email.
Lakukan follow-up dengan wartawan beberapa hari setelah mengirimkan press rilis. Tanyakan apakah mereka menerima rilis dan apakah mereka memerlukan informasitambahan.
*Nuri Uswatun Khasanah, Mahasiswa Prodi S1 Ilmu Komunikasi Fakultas Bahasa dan Ilmu Komunikasi Unissula
